Quand votre destinataire, qui a priori ne vous connaît pas, recevra votre e-mail, vous serez à… un clic de la corbeille. Comment l'éviter ?

Où se porte l'attention

Selon la configuration de sa messagerie, votre message s'affichera de façon synthétique (une ligne) ou exhaustive. Dans les deux cas, l'attention du destinataire se répartit ainsi :

  • l'objet du message : 60 % ;
  • l'expéditeur : 30 % ;
  • le reste : 10 %.

1. Les informations du message

  • Évitez les demandes d'accusé de lecture, qui gênent le destinataire.
  • Ne marquez pas votre e-mail comme prioritaire : vous n'êtes pas la priorité de votre interlocuteur.
  • Vérifiez l'heure d'envoi ; décalez-la au besoin (envoi programmé) pour rester dans les heures ouvrables.
  • Pièces jointes : n'envoyez que des fichiers de moins de 1 Mo pour ne pas être bloqué par la messagerie du destinataire ; évitez les pièces contenant une photo, qui peuvent faire classer le message en indésirable ; pour un document Word, vérifiez le format de page (A4 pour l'Europe, US Letter pour les États-Unis). Le plus sûr reste un PDF léger.

2. L'expéditeur

L'adresse e-mail est un élément de votre image professionnelle. Choisissez une adresse claire pour tous vos interlocuteurs, qui mentionne votre nom, avec un domaine qui ne risque pas d'être bloqué par les filtres anti-spam.

3. L'objet

Vous disposez d'une vingtaine de caractères visibles. Deux approches :

  • Sur recommandation : « De la part de M. Dupont » ou « Déjeuner M. Dupont », M. Dupont ayant un lien fort ou faible avec le destinataire. C'est l'approche la plus efficace.
  • Pour retenir l'attention : une accroche à la manière d'un grand titre de journal, sur un sujet qui concerne particulièrement votre interlocuteur.

4. Trouver l'adresse du destinataire

Si vous n'avez pas pu vous procurer l'adresse de votre correspondant :

  • appelez le standard de sa société pour demander la structure des adresses e-mail ;
  • écrivez à plusieurs adresses probables : prenom.nom@societe.com, pnom@societe.com, nom@societe.com ;
  • vérifiez au préalable les adresses avec un service de vérification d'e-mail.

Le contenu

Un e-mail est structuré comme une lettre classique, en plus synthétique : une formule d'appel, le corps du texte, une formule de politesse et une signature.

La formule d'appel : « Cher Monsieur, chère Madame… » ou « Monsieur, Madame… ». Évitez « Bonjour… », sauf pour des personnes que vous connaissez bien ou des cibles particulières (startups, jeunes générations).

Le corps du texte, en trois temps :

  • VOUS : la problématique de votre interlocuteur, en synthèse ;
  • JE : ce que vous pouvez lui apporter, en citant deux ou trois réalisations probantes synthétiques ;
  • NOUS : vous souhaitez le rencontrer, selon ses disponibilités.

L'ordre peut varier selon l'intérêt que vous anticipez chez votre interlocuteur : il peut parfois être plus utile de décrire d'abord votre expérience (JE) avant de mentionner sa problématique (VOUS). C'est la même structure que la lettre d'approche directe.

La formule de politesse : comme dans une lettre. Attention au « Cordialement », utilisé partout et qui ne vous différencie pas.

La signature : prénom et nom ; téléphone et e-mail en format cliquable ; éventuellement le lien vers votre profil LinkedIn.

Des modèles prêts à adapter : le mail de demande de rendez-vous réseau dans L'entretien réseau, mode d'emploi, et le mail de candidature à un cabinet dans Contacter un chasseur de tête.